Toda empresa requiere de un personal productivo y colaborativo en su compañía. ¿Conoces realmente todas las herramientas comerciales que ofrece Office 365? Microsoft Office 365 es una solución profesional que integra el sistema Office de siempre con las herramientas necesarias para trabajar en equipo, colaborar en tiempo real y acceder a los documentos de su empresa siempre que lo necesite. Muchas personas no saben todo el potencial que ofrece la herramienta ofimática, por lo que hoy te contaré sobre las nuevas actualizaciones de esta herramienta productiva y colaborativa.
Antes que nada, comenzaré por mencionar que con Office 365 ahora podrás trabajar desde la nube, para que así, siempre estés conectado y actualizado, y tengas todas las herramientas disponibles desde cualquier dispositivo.
¿Qué herramientas puedo encontrar en Office 365?
- Word, PowerPoint, Excel: Con la actualización la herramienta permite que varias personas trabajen en el mismo documento a la vez, puede editar los archivos, ver los cambios que otros hacen y saber quien lo está editando en tiempo real, sus equipos pueden trabajar de manera simultanea para ser más productivos.
- OneDrive: La herramienta ofrece un 1TB de almacenamiento por usuario, por lo que tendrás mucho espacio para guardar tus archivos. El beneficio de tener tus archivos almacenados en la nube es que puedes compartirlos con distintos usuarios desde donde estés y cuando lo necesites.
- Outlook de Office 365: Está es la herramienta básica para el trabajo del día a día, ofrece enviar correos profesionales con el dominio de tu empresa ([email protected]), puedes tener una capacidad de almacenaje para tu buzón hasta 50GB. Otros de los beneficios de Outlook es que Microsoft apuesta por una bandeja de entrada limpia y sin publicidad, finalmente puedes compartir tu calendario manteniéndolo siempre sincronizado desde cualquier dispositivo.
- Microsoft OneNote: Está herramienta ofrece mejorar tu toma de notas. En ella puedes escribir notas, dibujar, tomar capturas de pantallas, grabar audio y mucho más. Cabe señalar que OneNote es totalmente diferente a Word ya que OneNote funciona más como un anotador que permite recopilar tus notas en todas las aplicaciones.
- Microsoft SharePoint: En términos generales, está es una intranet en la nube que permite a los equipos crear páginas para sí mismos y para el resto de la empresa. SharePoint es capaz de hacer mucho, y depende de un equipo de TI sólido para implementarlo bien, es importante mencionar que esta herramienta es realmente potente por lo mismo no es tan fácil de utilizar, SharePoint esta diseñada especialmente para las organizaciones grandes que tienen problemas para compartir información.
- Microsoft Teams: Es la principal herramienta que promueve la colaboración entre los equipos de trabajos, una perfecta combinación de chat con aplicaciones de Office 365 para crear un centro de colaboración, puedes cargar un documento en Teams y hacer que las personas interactuen y colaboren sin abandonar la plataforma. Con Teams podrás realizar llamadas y videos conferencias en las cuales podrás compartir información, documentos, presentaciones o tu escritorio de manera simulatanea, por otro lado, la herramienta archiva la documentación compartida por carpetas, proyectos de equipos. Asi mismo, Teams se integra con OneDrive, Power BI, Sharepoint, Planner, entre otros.
- Microsoft Planner: Es un gestor de tareas que se basa en la metodología Kanban, el cual permite organizar el trabajo en equipo utilizando un mecanismo de Drag n Drop para crear planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, comentar acerca de las actividades asignadas. Adicionalmente, se puede hacer seguimiento del estado de las tareas propias mediante gráficos interactivos que permiten ir filtrando los datos.Funciona en todos los dispositivos y está constantemente mostrando gráficos para saber cual es el estado actual de un proyecto y saber si el equipo avanza hacia su objetivo.
- Microsoft Project: La herramienta te permite simplificar la administración de cartas de proyectos y recursos que te ayuden a realizar un seguimiento de los proyectos con éxito. Tiene integradas plantillas y las conocidas herramientas de programación para ayudar a los administradores de proyectos para mantener su productividad.
- To-Do: Es una herramienta que te permite priorizar fácilmente tus tareas diarias. Aquí puedes crear una lista de tus tareas pendientes y las actividades mas importantes puedes agregarla a la lista “Mi día”, esta lista comienza vacía lo que te ayudar a pensar detenidamente qué es lo que quieres realizar primero durante el día. En la herramienta puedes poner fechas limites, agregar avisos, fechas de vencimiento para ayudar a mejorar tu productividad.
- Yammer: Esta herramienta te ayuda a mejorar la participación de todas las personas de tu organización a través de las redes sociales para fomentar la transparencia. En otras palabras, conectas fácilmente personas con información. Puedes crear comunidades de interés para reunir a las personas en torno a un tema, intereses o áreas de prácticas comunes, además puedes reunir ideas comentarios de toda tu red de compañeros para aprovechar el trabajo de otros y lograr mejores resultados.
- Microsoft Stream: Está herramienta te permite crear, compartir de forma segura e interactuar con videos, en un equipo o en tu organización. Puedes aumentar la participación y retención de conocimiento en capacitaciones y educación.
- Visio: Te permite crear diagramas de flujo, diagramas de red, organigrama, planos de planta, diseños de ingeniería, entre otros, mediante plantillas modernas que agilizan la elaboración de tu trabajo.
- Microsoft Whiteboard: Está aplicación te permite crear libremente tus ideas, en otras palabras, es una pizarra que guarda en la nube todo lo que puedas ir creando en el momento. Transforma tu trabajo en gráficos y formas de aspecto profesional, puedes reunir a los miembros de tu equipo en el mismo lienzo virtual sin importar donde se encuentren ni el dispositivo que utilicen. Ya no es necesario sacar fotos a las pizarras o marcar con la frase “no borrar”.
Espero haber contribuido en el conocimiento de las múltiples herramientas que nos brinda Office 365, claramente estas herramientas se irán habilitando según los planes que escojas, sin embargo no debes olvidar que cada herramienta es útil para la colaboración y la productividad de tu empresa.
Para más información puedes descargar el brochure con el contenido de Office 365 aquí.
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