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El mundo laboral en los últimos años a cambiado de manera increíble, usualmente los colaboradores sólo contaban con la posibilidad de adoptar un trabajo convencional, en donde el trabajador debía asistir presencialmente a su lugar de trabajo para cumplir con sus funciones laborales, sin embargo, hoy en día y gracias a la evolución de la tecnología, la situación actual es muy distinta, dado que existen herramientas que aportan flexibilidad en las organizaciones.
En la actualidad en Chile, el concepto de teletrabajo está comenzando a introducirse como un actor importante en el mercado, pero ¿qué es el teletrabajo? Consiste en una medida flexible que permite organizar el trabajo desde un lugar distinto al habitual, el colaborador puede cumplir con sus funciones de manera virtual, es por esto que la tecnología es un elemento fundamental en este tema.
¿Cuáles son las ventajas de adoptar esta modalidad moderna de trabajo?
Ventajas
- Aumento de la productividad
- Mayor motivación para los colaboradores
- Mayor oportunidad de integración para las personas con capacidades diferentes.
- Permite integrar talento de regiones y/o de extremos geográficos para que sean parte de la organización y facilita su retención.
- Flexibilidad de horario y lugar de trabajo.
- Reducción de gastos de transportes, infraestructura y otros.
- Reducción de ausentismo laboral
En este contexto, las organizaciones deben contar con la capacidad para ingresar en esta modalidad de trabajo, ya que el mercado día a día evoluciona en el entorno del trabajo digital, para ello, es importante que las organizaciones, adquieran tecnologías y herramientas que potencien la comunicación, la colaboración en equipo, que sea multidispositivo, y que este hiperconectado e integrado en sus funciones diarias.
¿Conoces herramientas que potencien el teletrabajo?
En este blog te presentamos las principales herramientas que tu organización podría considerar para fomentar el trabajo moderno entre sus miembros colaborativos, el cual debe estar adaptado a las necesidades de la empresa para potenciar sus fortalezas. Para ello, las herramientas integradas en Office 365 pueden ayudar en la planificación y desarrollo de tareas diarias y fomentar una buena comunicación en su organización:
Herramientas de Organización
Planner: En el caso de que tu empresa necesite organizar proyectos o actividades grupales con plazos definidos, Planner es una excelente herramienta para organizar las labores de los miembros de una organización, ya que en él se pueden agregar tareas de manera grupal (o individual) que le permiten al colaborador visualizar las actividades que debe abordar a través de un panel de tareas. Lo valioso de esta herramienta es que puedes organizar equipos por proyectos, áreas u otras características para luego ir asignando tareas a sus respectivos miembros, en estas tareas podrás agregar fecha de vencimiento o un mayor desglose detallado de los pasos que se debe seguir, así mismo se pueden ir agregando comentarios dentro de la tarea para que todo el equipo asignado sepa con certeza el avance en el cual se encuentra la actividad. Otra funcionalidad que se puede destacar de Planner es que tienes acceso al panel de gráficos que te muestran información acerca de tus tareas como: el estado en el cual se encuentran, cuales tienen mayor prioridad, o la cantidad de tareas que tienes por equipo de trabajo.
To Do: Si tienes problemas con organizar tu día a día o sueles olvidar acontecimientos importantes To-Do es la herramienta ideal para ti, ya que esta te da la posibilidad de organizar tus actividades diarias o anotar todo tipo de tareas (notas, recordatorios, actividades, planificaciones) los cuales puedes programar con fecha de vencimiento, avisos o crear un desglose específico de los pasos que debes seguir. Para simplifica y unificar todas tus actividades, esta herramienta se encuentra integrada con Planner y Outlook lo que te permite lograr una mayor eficiencia de tu organización diaria.
Herramientas de Comunicación y Colaboración
Teams: Existen momentos en los que es necesario tener una plataforma de comunicación que permita mantener la misma colaboración y productividad que usualmente tienes en la oficina. Microsoft Teams es el centro de colaboración de las organizaciones, esta es una herramienta formal para las corporaciones que cuenta con un chat integrado con el cual puedes mantenerte comunicado con tu comunidad de trabajo, también puedes crear equipos de trabajo (por proyecto, área u otras características) en los que puedes acceder para compartir información, archivos o documentos por temas concretos que quedan registrado en el historial de equipo y la documentación almacenada en SharePoint. También te permite programar reuniones que puedes ejecutar mediante una llamada o una videoconferencia las cuales te dan la posibilidades de proyectar presentaciones, grabar la reunioniones o compartir archivos en tiempo real.
SharePoint: Si tu empresa no cuenta o dispone de un repositorio centralizado para poder colaborar en la elaboración de documentos en línea y poder compartir este conocimiento entre personas internas y externas de la organización, Sharepoint es tu herramienta ideal, ya que con ella puedes crear sitios web de tipo intranet o extranet para la empresa, en los cuales podrás almacenar, organizar, crear, editar y compartir archivos, datos, noticias, conocimientos y recursos de forma segura desde cualquier dispositivo.
Outlook: Outlook no es sólo una herramienta de envío de mensajes, sino que también puedes configurar la disponibilidad laboral de tu agenda para así evitar que se coordinen reuniones y sesiones de trabajo fuera del horario laboral como las horas de almuerzo, fin de jornada, fin de semanas y otros. Esta funcionalidad facilitará la desconexión entre la vida laboral y la personal de los colaboradores de la organización.
Además, al ser una plataforma que unifica el correo electrónico, calendario y los contactos, el trabajo desde un dispositivo smartphone se agiliza.
Herramientas de Documentación
Word, Excel, Powerpoint: Si necesitas elaborar un manual, la presentación comercial de un producto nuevo, realizar un informe de una base de datos u otro tipo de documento en conjunto a otro compañero de equipo de tu organización. Con Word Excel y Powerpoint podrás elaborar de forma colaborativa documentos escritos, hojas de cálculo y presentaciones dinámicas desde tu aplicación de escritorio o de forma online.
OneNote: Cuando necesitas tomar notas o buscar información acerca de algún tema ¿Dónde lo guardas, en hojas de Word o en un sinfín de carpetas mal gestionadas? One note es un block de notas que te ayudará a organizar mejor tus días, actividades o planificaciones con la capacidad de organizar la información en secciones y páginas. Sus principales funcionalidades son: insertar imágenes y videos, grabar audios, herramientas para redactar y dibujar, generar tablas, compartir, entre otros. Adicionalmente, si por algún motivo pierdes tu computadora o dispositivo Mobile, no te preocupes por perder la información que tenías en tu One Note ya que toda esta es guardada directamente en la nube. Ahora tus notas e información tendrán un diseño personalizado, como si fuera un cuaderno de hojas tradicional, pero con las ventajas tecnológicas.
Onedrive: ¿Dónde alojas o almacenas tus archivos? Onedrive es un excelente servicio de alojamiento de archivos en la nube. En él podrás crear, subir, editar y compartir archivos de tipo Word, Excel, PowerPoint u otros formatos, de los cuales podrás acceder desde cualquier dispositivo y lugar sin la necesidad de estar en línea, una solución perfecta para la flexibilidad del teletrabajo.
¿Por qué es importante ocupar eficientes herramientas en el teletrabajo?
Seguridad
El teletrabajo no es viable si no se cuenta con plataformas seguras en términos de resguardo y protección de la información. Es por ello, que las herramientas de Microsoft garantizan la protección de los datos de la empresa y la de tus clientes en la nube, manejo de copias de seguridad, recuperación de datos y soporte 24/7.
Automatización e integración
Una de las características que tienen en común las herramientas de Microsoft es que se pueden integrar y automatizar de manera sencilla entre ellas por medio de flujos de trabajos creados con Power Automate. Esto permitirá acelerar la productividad de tu organización a través de la automatización de procesos de trabajo con los cuales podrás crear desde notificaciones y aprobaciones hasta complejos flujos de trabajo operativo.
Te invitamos a que puedas conocer más acerca de las potentes herramientas de mercado que te ayudarán a implementar la modalidad de Teletrabajo de manera eficiente, para más información puedes descargar el brochure de Office 365 o puedes ponerte en contacto aquí.
